Política de Tratamiento de Datos Personales

1Identificación del responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio web, de nuestros canales de WhatsApp y de la atención presencial en nuestras sedes es:

2Definiciones

Los siguientes términos se entienden en el sentido que les da el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. En este documento, principalmente el paciente.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para que sus datos sean tratados.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Los datos relativos a la salud son datos sensibles y son el núcleo de nuestra actividad.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, RADIMAGEN RMN.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable, como un proveedor tecnológico o de facturación.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: envío de datos a un encargado, dentro o fuera del país, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que actúa como responsable, dentro o fuera del país.
• Aviso de privacidad: comunicación breve que informa al titular sobre la existencia de esta política, cómo consultarla y las finalidades del tratamiento.

3Alcance

Esta política aplica a todos los datos personales registrados en nuestras bases de datos, cualquiera que sea el canal por el que se hayan recolectado, y en particular a los datos de:

• Pacientes y sus representantes legales o acompañantes.
• Profesionales de la salud que remiten pacientes o solicitan estudios (odontólogos, especialistas, clínicas y hospitales).
• Proveedores, contratistas y aliados con los que tenemos relación comercial.
• Aspirantes y colaboradores vinculados a los procesos de selección y a la relación laboral.
• Visitantes de este sitio web y de nuestros canales de WhatsApp y redes sociales.

4Principios

Todo tratamiento que realizamos se sujeta a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

En la práctica, esto significa que sólo pedimos los datos que necesitamos para prestar el estudio diagnóstico, que no los usamos para fines distintos de los que se declaran en esta política y que no los entregamos a terceros salvo en los casos que aquí se describen o cuando la ley lo exija.

5Datos que tratamos

Según el tipo de relación, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, edad y sexo.
• Contacto: teléfono, número de WhatsApp, correo electrónico, dirección y ciudad.
• Datos de salud (sensibles): motivo de la consulta, estudio solicitado, diagnóstico presuntivo, antecedentes clínicos relevantes para el examen, profesional tratante que remite, las imágenes diagnósticas obtenidas (radiografías, tomografías Cone Beam, escaneos intraorales) y los informes radiológicos que se derivan de ellas.
• Datos de facturación: documento o NIT, dirección de facturación y entidad responsable del pago cuando aplique.
• Datos de acceso a Radiatomía™: las credenciales con las que el titular consulta y descarga sus estudios en el portal.
• Imagen y voz: fotografías o videos para piezas de comunicación, únicamente cuando el titular lo autoriza de forma específica, previa y separada de esta política.

6Datos sensibles

Los datos relativos a la salud son datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Su tratamiento requiere autorización explícita del titular y está sujeto a medidas reforzadas de reserva.

Por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos. Sin embargo, sin estos datos no es posible realizar el estudio diagnóstico, elaborar el informe ni entregarle resultados, porque son el objeto mismo del servicio.

Los datos de salud se registran en la historia clínica, que es un documento privado, sometido a reserva y que sólo puede ser conocido por el paciente, por el equipo de salud que lo atiende, por quien el paciente autorice y por las autoridades en los casos previstos en la ley. Todo nuestro personal está sujeto al deber de secreto profesional.

7Datos de niñas, niños y adolescentes

Atendemos con frecuencia a pacientes menores de edad remitidos por ortodoncia y odontopediatría. El tratamiento de sus datos se realiza conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012: responde y respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

La autorización la otorga el padre, la madre o el representante legal, previa valoración de la opinión del menor cuando esté en condiciones de expresarla. La entrega de resultados y de credenciales de Radiatomía™ se hace a quien acredite esa representación.

8Finalidades del tratamiento

Los datos recolectados se utilizan para:

• Atender solicitudes de información y agendar citas por cualquiera de nuestros canales.
• Identificar y verificar la identidad del paciente antes de realizar el estudio.
• Realizar el estudio diagnóstico, elaborar la historia clínica y emitir el informe radiológico firmado por especialista.
• Poner los estudios a disposición del titular en la plataforma Radiatomía™ y generar sus credenciales de acceso.
• Entregar el estudio y el informe al profesional tratante que remite al paciente o a quien el titular indique expresamente.
• Facturar, cobrar y adelantar los trámites con las entidades responsables del pago cuando corresponda.
• Cumplir obligaciones legales: conservación y custodia de la historia clínica, control de calidad y protección radiológica de los equipos, obligaciones tributarias y contables, y atención de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Contactar al titular por teléfono, WhatsApp o correo para confirmar, recordar o reprogramar su cita, informarle que su estudio está disponible o resolver dudas sobre él.
• Evaluar y mejorar la calidad del servicio, incluidas encuestas de satisfacción.
• Enviar información sobre nuestros servicios. El titular puede pedir en cualquier momento que se le excluya de estas comunicaciones sin que ello afecte la prestación del servicio.
• Elaborar estadísticas y estudios académicos o científicos, exclusivamente con información anonimizada o disociada, de modo que no sea posible identificar al titular.

9Autorización

La autorización del titular se obtiene antes de tratar sus datos y puede constar, entre otros, en:

• La casilla de aceptación del formulario «Solicita tu Estudio» de este sitio web.
• El consentimiento informado que se firma en la sede antes de realizar el estudio.
• El mensaje enviado por el titular a nuestros canales de WhatsApp solicitando el servicio.
• Cualquier otra conducta inequívoca que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Conservamos prueba de la autorización otorgada y la ponemos a disposición del titular cuando la solicite. La autorización no es necesaria en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: entre otros, información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, y tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

10Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, en especial cuando sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se les ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales; la consulta puede realizarse al menos una vez cada mes calendario sin costo.

La revocatoria y la supresión no proceden sobre la historia clínica ni sobre las imágenes diagnósticas: la ley nos obliga a conservarlas durante los términos indicados en el numeral «Vigencia», con independencia de que la relación con el paciente haya terminado.

11Consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes o su representante pueden presentar consultas y reclamos por cualquiera de estos canales: al correo radimagenibague@gmail.com, al WhatsApp o teléfono de la sede correspondiente, o de forma presencial en nuestras sedes en el horario de atención.

La solicitud debe incluir el nombre y documento del titular, la descripción de los hechos o de lo que se solicita, una dirección de notificación, un teléfono o correo de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.

Consultas. Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible cumplirlo, se informará al interesado antes del vencimiento, explicando los motivos y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes.

Reclamos. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo complete; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió. Si quien recibe el reclamo no es competente, dará traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atenderlo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo; cuando no sea posible, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular sólo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado este trámite ante nosotros, según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

12Encargados y terceros

Para prestar el servicio compartimos información, en la medida estrictamente necesaria, con:

• El profesional tratante que remite al paciente o aquel que el titular indique, quien recibe el estudio y el informe para continuar el tratamiento.
• La plataforma Radiatomía™ y su proveedor de infraestructura tecnológica, donde se almacenan los estudios y desde donde el titular los consulta con sus credenciales.
• WhatsApp (Meta Platforms) cuando el titular elige ese canal para comunicarse con nosotros o para enviar el formulario de solicitud. Los mensajes intercambiados por ese medio se rigen además por las políticas de esa plataforma, que no controlamos.
• Proveedores de contabilidad y facturación electrónica y las entidades responsables del pago, para los trámites de cobro.
• Autoridades administrativas y judiciales, cuando medie requerimiento en ejercicio de sus funciones.

Con los encargados se suscriben acuerdos de confidencialidad y cláusulas de transmisión de datos que los obligan a aplicar esta política y a tratar la información únicamente para las finalidades autorizadas.

13Transferencia y transmisión internacional

Algunos de los servicios tecnológicos que utilizamos — almacenamiento en la nube, correo electrónico y mensajería — operan sobre servidores ubicados fuera de Colombia. Esto implica que los datos personales pueden ser transmitidos o transferidos internacionalmente.

El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe la transferencia a países que no ofrezcan niveles adecuados de protección, salvo, entre otras excepciones, cuando el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca. Al aceptar esta política, el titular autoriza dichas transmisiones y transferencias para las finalidades aquí descritas. En todos los casos exigimos a esos proveedores garantías contractuales de confidencialidad y seguridad equivalentes a las que aplicamos nosotros.

14Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: acceso restringido por perfiles, cuentas individuales en la plataforma Radiatomía™, copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad con el personal y custodia de la historia clínica bajo reserva.

Recomendamos al titular no compartir sus credenciales de Radiatomía™ con terceros y avisarnos de inmediato si sospecha que alguien más accedió a su cuenta.

15Vigencia de la política y de las bases de datos

Esta política rige desde el 28 de agosto de 2026 y permanece vigente hasta que sea sustituida por una versión posterior.

Los datos personales se conservan mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y mientras exista un deber legal o contractual de mantenerlos. En particular:

• Historia clínica e imágenes diagnósticas: se conservan por un período mínimo de quince (15) años contados desde la fecha de la última atención — los primeros cinco (5) en el archivo de gestión y los diez (10) siguientes en el archivo central — conforme a la Resolución 1995 de 1999, modificada por la Resolución 839 de 2017.
• Datos de facturación y contables: por los términos que exigen las normas tributarias y comerciales.
• Datos de quienes solicitan información y no llegan a ser pacientes: por el tiempo necesario para atender la solicitud y, en todo caso, hasta que el titular pida su supresión.

16Tratamiento de datos en este sitio web

Este sitio no utiliza cookies de analítica ni de publicidad, no rastrea la navegación y no crea perfiles de sus visitantes.

El formulario «Solicita tu Estudio» no almacena datos en nuestros servidores: con la información que usted escribe se arma un mensaje y se abre WhatsApp para que sea usted quien decida enviarlo a la sede que eligió. Mientras no presione enviar en ese chat, no recibimos nada.

Los videos incrustados se cargan únicamente cuando usted presiona reproducir y se sirven desde el dominio de YouTube sin cookies de seguimiento previo. A partir de ese momento aplican también las políticas de privacidad de esa plataforma.

17Cambios en esta política

Podemos modificar esta política para ajustarla a cambios normativos o a nuevos servicios. Toda versión se publica en esta misma dirección, con su fecha de entrada en vigencia. Cuando el cambio sea sustancial y afecte las finalidades autorizadas, lo comunicaremos por nuestros canales habituales antes de aplicarlo y, si la ley lo exige, solicitaremos una nueva autorización.

18Normas aplicables

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015, que compiló el Decreto 1377 de 2013.
• Ley 23 de 1981 y Resolución 1995 de 1999, modificada por la Resolución 839 de 2017, sobre historia clínica y su conservación.
• Ley Estatutaria 1751 de 2015, que regula el derecho fundamental a la salud.
• Resolución 482 de 2018 del Ministerio de Salud y Protección Social, sobre el uso de equipos generadores de radiación ionizante y su control de calidad.